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企業辦公 OA項目需求分析說明書(精品)

 二維碼 1376
發表時間:2022-06-23 11:10作者:oa網址:http://www.2841106.com


企業辦公 OA項目需求分析說明書(精品)

1.1編寫目的 ............................................................... 3

1.2背景 ................................................................... 3

1.3定義 ................................................................... 3

1.4參考資料 ............................................. 4

2.1系統目標 ............................................................... 4

2.2用戶的特點 ............................................................. 4

2.3應用范圍 ............................................. 5

2.4假定和約束 ............................................................. 4

2.5系統平臺及應用軟件開發總體需求 ......................................... 5

3.1應用軟件總體構成 ....................................................... 7 3.2對功能的規定 ........................................................... 9

3.2.1電子郵件 ........................................................... 9

3.2.2信息發布 .......................................................... 10

3.2.2.1電子公告 ...................................................... 10

3.2.2.2電子論壇 ...................................................... 10

3.2.2.3電子期刊 ...................................................... 11 3.2.3公文流程 .......................................................... 12

3.2.3.1收文管理 ...................................................... 12

3.2.3.2發文管理 ...................................................... 15

3.2.3.3呈批件管理 .................................................... 17

3.2.3.3呈批件管理 .................................................... 18

3.2.3.4函件管理 ...................................................... 21

3.2.3.5傳真電報管理 .................................................. 24 3.2.4會議管理 .......................................................... 27

3.2.5業務辦公 .......................................................... 28

3.2.5業務辦公 .......................................................... 29

3.2.5.1車輛管理 ...................................................... 29

3.2.5.2報表傳遞 ...................................................... 32

3.2.5.3合同管理 ...................................................... 35

3.2.5.4會議室資源管理 ................................................ 37

3.2.5.5業務文件審批管理 .............................................. 39 3.2.6檔案管理系統 ...................................................... 40 3.2.6檔案管理系統 ...................................................... 41

3.2.6.1文書檔案管理 .................................................. 41

3.2.6.2歸檔文件管理 .................................................. 41

第1頁

3.2.7待辦事宜 .......................................................... 42

3.2.8個人辦公服務 ...................................................... 43

3.2.8.1用戶認證 ...................................................... 43

3.2.8.2密碼修改 ...................................................... 43

3.2.8.3個性設置 ...................................................... 43

3.2.8.4外出設置 ...................................................... 43

3.2.8.5常用意見 ...................................................... 43

3.2.8.6日程安排 ...................................................... 43

3.2.8.7個人通訊錄 .................................................... 43

3.2.8.8任務指派 ...................................................... 44 3.2.9系統界面 .......................................................... 45

3.2.9.1系統登錄界面 .................................................. 45

3.2.9.2系統功能界面 .................................................. 45

3.2.9.3常用界面元素與圖片 ............................................ 45

3.2.10系統維護 ......................................................... 46

3.2.10.1人員與組織 ................................................... 46

3.2.10.2工作崗位 ..................................................... 46

3.2.10.3組織機構 ..................................................... 46

3.2.10.4流程配置 ..................................................... 46

3.2.10.5檢索配置 ..................................................... 46

3.2.10.6流程日志 ..................................................... 46 3.3對性能的規定 .......................................................... 47

3.4輸人輸出要求 .......................................................... 47

3.5數據管理能力要求 ...................................................... 47

4.1設備 .................................................................. 48

4.2支持軟件 .............................................................. 48

第2頁

本文檔是對本公司辦公自動化系統推廣的需求進行簡單地分析

和說明,為公司做信息化建設提供建議和參考。

我們正處在從“工業社會”向“信息社會”過渡的偉大時代!集

團信息化建設正快步進行,并取得一定成果,為響應集團信息化建設

規劃,保證我公司順利完成集團的信息化發展規劃要求,對我公司的

辦公系統需求做簡要分析。

目前我公司項目公司多,部分之間聯系頻繁,為強化企業內部管

理,提高企業辦公效率,在集團公司的統一協調下,決定在全公司推

廣辦公自動化。

目前我公司正使用的OA系統,無法通過自身改進來滿足今天的需求,必須選擇一家專業的房地產OA系統開發公司,從新開發辦公系統,及集成一系列的客戶關系管理系統、銷售管理系統、開發項目

管理系統。

第3頁

結合目前公司舊OA系統的特性,全面考慮辦公自動化的功能、

性能、可操作性和可視性,使得設計的新系統能夠克服舊系統中的不

足,增強舊系統的功能,為公司決策層提供輔助決策的辦公平臺,為

各職能部門辦公人員實現無紙化和移動辦公。在設計實施的過程中盡

量要做到吸收和繼承舊系統的優點,保留舊系統好的操作習慣,新系

統還應具有良好的擴展性、易用性,安裝、實施、管理簡便,運行維

護費用低的特點。通過辦公自動化系統的建設和應用,逐步實現我公

司辦公無紙化、信息電子化、辦公事務處理并行化,以提高辦公效率

和辦公質量為最高目標。

公司有Internet固定IP,項目公司部分是固定IP、部分是撥

號上網,公司與項目公司之間無內網連接。

1、 考慮到安全問題,公司至少有一臺OA專用服務器,服務器標準需要根據具體業務需要才能定; 2、 集團,公司和項目公司之間以內網方式連接還是以萬維網的方

第4頁

式連接也需要以具體業務及系統安全性來決定。

1、網絡服務器: 采用PC服務器作為系統的應用服務器

2、操作系統與系統軟件平臺

客戶端安臵:支持Window 2000、Window XP、Windows 98

瀏覽器:采用IE 6.0,支持IE 7.0 3、應用軟件系統總體開發說明

(1).新的OA系統將采用B/S模式,實現公文流程和業務流程處理的

自動化,對辦公流程可進行環節定義、路徑設臵以及路徑規則的

描敘,從而實現辦公流程依照規則可靈活配臵,如流程回退,流

程的跳躍,流程路徑的增加等,同時還可對辦公流程進行流程監

控;

(2).通過電子郵件系統實現公司內部員工與外部用戶自由通信和交

流;

(3).系統通過對使用者的注冊和驗證,來確保系統一級的安全性,防

止非法用戶進入系統,系統通過對權限的定義和分配,防止用戶

對系統越權操作;

(4).對個人到來的郵件、公務通知提供了聲音或視覺提醒,方便用戶

即時處理郵件和公文;

(5).由系統管理員對用戶操作導致的流程死節點進行疏通,保證公文

流程和業務流程的暢通,提高系統運行的容錯性和可靠性。當主

第5頁

文檔發生錯誤時,由系統管理員對出錯的文檔進行修正,并保證

主文檔修正后,其相關的傳閱、會簽的文檔的正確。有效的防止

錯誤文檔的擴散;

(6).可進行網上公告信息的發布,網上電子討論; (7).新系統將增強文檔編輯功能,擬采用word作為超文本的編輯器。

提高OA的文字的處理功能,如插入圖表、文字、的排版,增加

紅頭文件加蓋電子印章等;

(8).新系統將增強文件的查詢功能,提供多種文件分類和多條件的組

合查詢,支持跨庫查詢。實現對公司和部門各種資料、文檔、檔

案的分類保存和方便快捷的查找,達到信息的完全共享;

(9).增加系統的穩定性,防止出現壞文檔和死文檔,強化文件的并行

處理能力,有效解決文件的加鎖和解鎖問題; (10).對數據量大的系統分時間段建庫,以提高系統的處理速度;

(11).對公文流程處理和業務流程處理環節設臵處理時限,對超時的

處理進行提醒和督促,從而提高辦公效率; (12).對公文流程處理和業務流程處理可進行授權,使得外出時,工

作可交他人代理;

(13).新系統提供個性化的服務,如:個人操作界面,個人常用意見

等;

(14).打破部門間的藩籬,實現公文流程和業務流程在部門間的協作

和交流;

(15).實現集團公司與機施公司之間的文件收發回執功能,以避免文

第6頁

件收發有遺漏;

(16).對附件文檔修改后可以直接保存,而不必拆離。

第7頁

電子郵件(收件箱、發件箱、草稿、廢紙簍)

信息發布

電子公告(公司公告、常用信息、人員外出)

電子論壇(技術交流、員工天地、企業文化論壇、焦點話題)

電子期刊(企業文化、領導講話、精彩回放)

公文流程

收文管理(公司收文、部門收文)

發文管理(公司發文、部門發文、會議紀要)

呈批件管理(公司請示、部門請示、公司報告、部門報告)

函件管理(公司函、部門函)

傳真電報管理(公司傳真電報、部門傳真電報)

會議管理(計劃內會議、計劃外會議)

業務辦公

車輛管理

報表傳遞

合同管理

業務文件審批

會議室資源管理

檔案管理

文書檔案管理

歸檔文件管理

待辦事宜(待辦文件、待閱文件、已辦工作)

個人辦公服務

用戶認證

修改密碼

個性設置

外出設置

常用意見

日程安排

個人通訊錄

任務指派

系統界面

系統登錄界面

系統功能界面

模塊界面元素與圖片

系統維護

人員與組織

工作崗位

組織機構

流程配置

檢索配置

流程日志

第8頁

在公司的OA網上,用戶可在全公司和各子公司范圍內相互收發電子郵件,郵件系統內

具有收件箱、發件箱、草稿、廢紙簍功能,在系統內可對郵件進行轉發、刪除、保存、回執

等多種操作,此外還需達到如下要求:

(1).當有新郵件到達時,系統以聲覺和視覺的形式對收件人進行提醒; (2).OA郵件可通過Internet發出,也可接收Internet上的郵件; (3).可以將郵件歸到設定的文件夾內,也可將郵件歸到本地(OutLook)保存; (4).可對郵件按時間、人員排序查尋;

(5).可對郵箱大小進行限制;

(6).可在郵件系統內進行個人的工作計劃或任務的日程安排,并可自動提醒; (7).外出時,可對別人發來的郵件進行自動應答;

(9).發送郵件時,可通過地址本選定發送人和群組,也可通過按部門和科室選定發送人和群

組,查詢群組成員可通過查詢基礎數據。

第9頁

在OA系統中,對公司級和部門級的一些告示、通知等公告信息進行管理,為企業提供

公告信息的編輯、審批、播發、清除等功能,其設計要求如下: (1).由系統管理員設定公告信息管理員群組,公告信息管理員群組成員可維護; (2).只有公告信息管理員群組中的成員才能編輯、播發、清除公告信息; (3).公告信息管理員群組中的成員編輯的公告信息必須經過領導審批才能進行發布; (4).系統可將超過播發期限的公告信息做自動清除;

(5).公告信息可在屏幕上循環滾動播發,同時滾動播發的速度可設定。

在OA系統中,為員工提供其他員工外出授權信息的查詢。當公司某些員工由于特殊原

因不能及時登陸OA系統處理日常公務時,在其外出前能在OA系統中設置一個或多個員工代理其處理日常公務,在其外出設置完成后,其他員工可以查閱到外出員工的信息。

在OA系統中,為員工提供常用信息(旅游信息、酒店信息、火車時刻信息等)地編輯、

發布、查詢功能。由系統管理員設定常用信息發布群組,只有常用信息發布群組中的成員才

能編輯和發布公司常用信息,同時可以及時修改相關信息,一般員工只能查閱信息。

在OA網內部,為員工提供討論、交流的園地, 其設計要求如下: (1).員工可在電子論壇上發表意見或針對別人的意見與之討論; (2).討論主題由設定的管理員定期刪除;

(3).討論的空間分四種:技術交流、員工天地、企業文化、焦點話題; (4).為增強電子論壇的嚴肅性,在論壇上參與討論的員工全部簽署真實姓名。

員工對公司內部相關技術方面的問題在技術交流中建立相關主題,方便其他員工實時參

與討論和交流,及時解決相關技術方面的難點或疑點。

:

員工將自己對工作、學習、生活等方面感興趣的問題在員工天地中建立相關主題,方便

其他員工實時參與討論和交流,以便增進員工間的相互了解。

:

員工對公司企業文化建設方面的問題提出相關主題,方便其他員工實時參與討論和交

流,讓公司每個員工對公司企業文化建設出謀劃策,以便提高公司整體競爭力。

:

員工對當今社會比較關注的話題在焦點話題中建立相關主題,方便其他員工實時參與討

論和交流。

第10頁

為公司和部門提供需要對所有員工發布的規章制度、企業文化、技術資料等在OA網上

發布的空間,方便員工及時學習和了解公司規章制度、企業文化、技術資料。系統管理員可

以設定電子期刊管理員群組,只有電子期刊管理員群組中的成員才能編輯、修改期刊信息,

一般員工只能查詢相關信息。

:

電子期刊管理員定期將公司企業文化建設方面的信息發布到企業文化專欄,方便員工及

時了解公司的企業文化。

:

電子期刊管理員定期將公司領導在一些大型會議上的講話發布到領導講話專欄,讓員工

隨時有機會領會公司會議精神。

:

電子期刊管理員定期將公司一些大型活動中記錄的文字、圖片、視頻等資料在精彩回放

專欄中發布,供員工瀏覽查詢,以便提供公司集體榮譽感和員工凝聚力。

第11頁

對公司和部門收到上下級公司、或其它單位的來文后所進行的一系列處理過程進行計算

機管理,收文管理分為公司收文和部門收文兩種,公司收文基本處理環節包括登記、擬辦、

批示、分發、部門簽收、部門批示、部門辦理和傳閱等處理環節,部門收文基本處理環節包

括登記、部門批示、部門辦理和傳閱等處理環節。其設計要求如下: 1、 收文管理為分公司收文和部門收文兩種。收文環節和路徑可由管理員自行設定,默認可

設為登記、擬辦、批示、分發、部門簽收、部門批示、部門辦理、傳閱、督辦、歸檔等。

其默認工作流程如圖【公司收文業務流程圖】和【部門收文業務流程圖】所示; 2、 收文原件支持多種形式的文檔格式,對紙質文件可直接掃描引入; 3、 可自動形成收文登記流水號,對文件分類、來文單位等有一定規律的欄目,應做到選擇

和輸入方式相結合;

4、 對涉密文件,系統可以只填寫收文登記表,而不引入原件; 5、 可按收文處理狀態、文件類型、文件字號、來文單位等進行查詢,并提供全文檢索; 6、 文件在辦理的過程中,要求承辦者與協辦者相互之間可動態查閱,辦理完畢后督辦人可

查看承辦與協辦意見和結果,并可視辦理情況可打回承辦者和協辦者重新辦理,或送交

歸檔;

7、 文件傳閱者傳閱完畢應可簽傳閱意見和簽名,傳閱文件的分發者應可感知文件傳閱人的

傳閱意見和簽名;

8、 文件在歸檔狀態后應在設定的時間內保留,超過時間后系統自動清除; 9、 當流程進行中遇到死結點時,收文系統管理員應可通過意外事件處理系統對死結點進行

疏通,以保證流程的通暢;

10、 系統可進行監控督辦文件的辦理情況,對到期和逾期未辦的文件,系統能自動催辦。

收文日期 收文序號 來文單位 文件字號 來文標題

收文主題詞

文件類型 緊急程度 份 數 性質 密 級 收文流水號

承辦部門 擬辦

意見 協辦部門

擬辦意見

批示意見

辦理情況

第12頁

A:從函件數據收集庫中文件轉入收文函件數據收集庫A

系統,如果是紙制文件,則掃描文件

B:辦公室收發員將文件登記編號 登記B

C:辦公室領導或秘書擬辦來文,提出

流轉意見

擬辦C D:公司領導對來文進行批示

E:辦公室收發員將文件發放給相關部

批示D 門,發放形式有三中:承辦、協辦、傳

閱,根據文件性質具體發放形式由領導

和收發員決定

分發E F:承辦部門領導對文件提出處理意

見,指定人員辦理

承辦擬辦F 協辦擬辦J 傳G:承辦人員辦理具體事宜

L H:辦公室相關人員對文件進行督辦

承辦G 協辦K I:辦公室相關人員將文件送入檔案室

J:協辦部門領導擬辦文件 督辦H

K:協辦人員辦理具體事宜

L:傳閱部門和人員傳閱文件 歸檔I

第13頁

A:從函件數據收集庫中文件轉入部門

函件數據收集庫A 收文系統,如果是紙制文件,則掃描文

B:部門收發員將文件進行登記 登記B

C:部門領導擬辦來文,提出流轉意見

擬辦C D:部門收發員將文件發放給相關人

員,發放形式有三中:承辦、協辦、傳

閱,根據文件性質具體發放形式由部門

領導和收發員決定 分發D

E:傳閱人員傳閱文件

承辦G 協辦H 傳F:部門收發員對文件進行督辦

G:承辦人員辦理具體事宜 E

督辦F H:協辦人員辦理具體事宜

I:部門收發員將文件送入檔案 歸檔I

第14頁

對公司名義發出和部門名義發出的紅頭文件的處理過程進行計算機管理,發文管理分為

公司發文和部門發文兩種,公司發文基本處理環節包括擬稿、部門審核、會簽、辦公室核稿、

簽發、成文、發布、歸檔等處理環節,部門發文基本處理環節包括擬稿、辦公室核稿、部門

領導簽發、成文、發布、歸檔等處理環節。其默認工作流向如圖【公司發文業務流程圖】和

【部門發文業務流程圖】所示。設計要求如下:

1、 公司發文和部門發文流程環節和路徑可自行設定,默認可設為擬稿、部門審核、會簽、

辦公室核稿、簽發、成文、發布、歸檔等處理環節; 2、 支持加蓋與日期合成的電子公章;

3、 在公文處理中,增加文件的密級程度和緊急程度,并分別標示; 4、 發文文件字、文件號、部門應三者對應,在年末時還應考慮文件號的跨年度問題;

5、 發文流水號可自動生成,也可指定流水號,如果指定的流水號比最大流水號值(系統維

護中的)小,則指定流水號不影響當前系統中的最大流水號值(系統維護中的),如果

指定的流水號比最大流水號值(系統維護中的)大,則系統維護中的流水號為當前指定

的最大流水號值;

6、 發文會簽有串行和并行二種供用戶選擇,二者都要求可進入流程配置,會簽人可自己會

簽、也可轉交他人會簽,會簽人不修改正文,只填寫會簽意見和簽名; 7、 當流程進行中遇到死結點時,發文系統管理員應可通過意外事件處理系統對死結點進行

疏通,以保證流程的通暢;

8、 文件頭中的發文單位中的主送單位、抄送單位、抄報單位應與正文中的主送單位、抄送

單位、抄報單位一致,并始終用頓號分隔;

9、 可按發文處理狀態、紅頭標題、文件類型、文件字號、發文部門等進行查詢,并提供全

文檢索;

10、 單位內發文所發到各部門的文件作為發文類型處理,如有部門漏發的情況則可再次

補發;

11、 起草人對自己起草的未發送文件有刪除權限; 12、 發文正文修改痕跡和處理意見都可保留。

標題:

集團內接受部門(單位): 發文單位: 分發: 發文性質: 抄報: 使用特殊紅頭: 抄送: 特殊紅頭選擇: 文件分隔線:

是否需要文號: 是否聯合發文:

第15頁

擬稿A A:起草人起草公司發文

B:部門領導審核起草人起草的文件,如

果不符合要求,可以退回起草人重擬 審核B

C:辦公室對通過審核的文件進行文字審會簽G 核,如果不符合要求,可以退回起草人 核稿C

D:公司領導對文件簽發,領導也可以終

止發文過程

簽發D E:辦公室對領導簽發通過的文件進行成

文、編號、發放等一系列處理

成文、分發E F:辦公室對發放過的文件送入檔案室

G:如果文件需要會簽,部門領導可以決

定將文件送到相關部門領導征求意見 歸檔F

第16頁

擬稿A

A:起草人起草部門發文

B:辦公室文件進行文字審核,如果不符核稿B 合要求,可以退回起草人

C:部門領導對文件簽發,領導也可以終

簽發C 止發文過程

D:辦公室對簽發通過的文件進行成文、

編號、發放等一系列處理 成文、分發D

E:辦公室對發放過的文件送入檔案室

歸檔E

第17頁

對公司員工向公司領導或部門領導請示、匯報工作情況所進行的一系列處理過程進行計

算機管理,呈批件分為公司請示、部門請示、公司報告、部門報告四種。公司請示和公司報

告基本處理環節包括擬稿、部門審核、公司審核、返回申請部門、歸檔等處理環節;部門請

示和部門報告基本處理環節包括擬稿、部門審核、返回申請人、歸檔等處理環節。其設計要

求如下:

1、 各級呈批件流程環節和路徑可自行設定。其默認工作流向如圖【公司呈批件業務流程圖】

【部門呈批件業務流程圖】所示;

2、 呈批件流水號可自動生成,也可指定流水號,如果指定的流水號比最大流水號值(系統

維護中的)小,則指定流水號不影響當前系統中的最大流水號值(系統維護中的),如

果指定的流水號比最大流水號值(系統維護中的)大,則系統維護中的流水號為當前指

定的最大流水號值;

3、 呈批件會簽有串行和并行二種供用戶選擇,二者都要求可進入流程配置,會簽人可自己

會簽、也可轉交他人會簽,會簽人不修改正文,只填寫會簽意見和簽名; 4、 當呈批件流程進行中遇到死結點時,呈批件系統管理員應可通過意外事件處理系統對死

結點進行疏通,以保證流程的暢通;

5、 文件在辦理的過程中,要求承辦部門和承辦者與協辦部門和協辦者相互之間可動態查

閱,辦理完畢后督辦人可查看承辦與協辦意見和結果,并可視呈批件辦理情況打回承辦

者和協辦者重新辦理,或送交歸檔;

6、 系統可進行監控督辦文件的辦理情況,對到期和逾期未辦的文件,系統能自動催辦;

7、 可按呈批件處理狀態、類型、部門等進行查詢,并提供全文檢索。

自編文號: 發文單位或發文人 發文日期 主送領導或部門 抄送領導或部門

領導或部門 批復、指令

事由

第18頁

擬稿A A:請示或報告人起草請示或報告的文

件內容

審核B B:部門領導審核請示或報告的文件內

容,如果需要使用資金,則需進行財務

審核,如果不使用資金,則直接送公司

領導審核 財務部審核C

C:財務部領導對請示或報告的文件進

行審核

財務總監審核D

D:財務總監對請示或報告的文件進行

審核

公司領導審核E E:公司領導對請示或報告的文件進行

審核,公司領導包括分管領導或總經理

回復擬稿人F F:將審核結果返回請示或報告人

K:將文件送檔案作資料保存

歸檔G

第19頁

擬稿A

A:請示或報告人起草請示或報告的文

件內容

審核B B:部門領導對請示或報告的文件內容

進行審核

回復C C:部門領導將審核結果回復起草人

D:將文件送入檔案作資料保存

歸檔D

第20頁

對以公司名義或部門名義所發出的函件的形成過程進行計算機管理,函件管理分公司函

件和部門函件兩種類型,公司函件流程基本包括擬稿、部門審核、會簽、綜合部核稿、簽發、

成文、發布、歸檔等處理環節,部門函件基本流程包括擬稿、部門簽發、成文、發布、歸檔

等處理環節。其設計要求如下:

1、 函件管理流程環節和路徑可由系統管理員自行設定,各級便函流程節點名稱可自行設

定,其默認工作流如圖【公司函件業務流程圖】【部門函件業務流程圖】所示; 2、 函件文件字、文件、部門應三者對應,在年末時還應考慮文件號的跨年度問題; 3、 函件流水號可自動生成,也可指定流水號,如果指定的流水號比最大流水號值(系統維

護中的)小,則指定流水號不影響當前系統中的最大流水號值(系統維護中的),如果

指定的流水號比最大流水號值(系統維護中的)大,則系統維護中的流水號為當前指定

的最大流水號值;

4、 函件會簽有串行和并行二種供用戶選擇,二者都要求可進入流程配置,會簽人可自己會

簽、也可轉交他人會簽,會簽人不修改正文,只填寫會簽意見和簽名; 5、 當流程進行中遇到死結點時,函件系統管理員應可通過意外事件處理系統對死結點進行

疏通,以保證流程的暢通;

6、 以公司名義發到各部門的函件,在各部門內應作為部門的收文流程處理; 7、 可按函件處理狀態、類型、部門等進行查詢,并提供全文檢索; 8、 抄送單位、部門或人員之間一律始終用頓號“、”分開。

事 由:

正 文:

發文單位: 領導簽發: 擬稿人: 發文 字 號 總頁數 分 發:

抄 報:

抄 送:

發出時間: 廣州市建筑機械施工有限公司

第21頁

擬稿A A:起草人起草公司函

B:部門領導審核起草人起草的文件,如

果不符合要求,可以退回起草人重擬 審核B

C:辦公室對通過審核的文件進行文字審會簽G 核,如果不符合要求,可以退回起草人 核稿C

D:公司領導對文件簽發,領導也可以終

止發文過程

簽發D E:辦公室對領導簽發通過的文件進行成

文、編號、發放等一系列處理

成文、分發E F:辦公室對發放過的文件送入檔案室

G:如果文件需要會簽,部門領導可以決

定將文件送到相關部門領導征求意見 歸檔F

第22頁

擬稿A

A:起草人起草部門函

B:辦公室文件進行文字審核,如果不符核稿B 合要求,可以退回起草人

C:部門領導對文件簽發,領導也可以終

簽發C 止發文過程

D:辦公室對簽發通過的文件進行成文、

編號、發放等一系列處理 成文、分發D

E:辦公室對發放過的文件送入檔案室

歸檔E

第23頁

對以公司名義或部門名義所發出的傳真電報的形成過程進行計算機管理,傳真電報管理

分公司傳真電報和部門傳真電報兩種類型,公司傳真電報基本包括擬稿、部門審核、會簽、

綜合辦核稿、簽發、成文、發布、歸檔等處理環節,部門傳真電報基本包括擬稿、部門簽發、

成文、發布、歸檔等處理環節。其設計要求如下:

1、 傳真電報流程環節和路徑可由管理員自行設定,其默認工作流向如圖【公司傳真電報業

務流程圖】【部門傳真電報業務流程圖】所示;

2、 傳真電報文件字、文件號、部門應三者對應,在年末時還應考慮文件號的跨年度問題; 3、 傳真電報流水號可自動生成,也可指定流水號,如果指定的流水號比最大流水號值(系

統維護中的)小,則指定流水號不影響當前系統中的最大流水號值(系統維

護中的),如果指定的流水號比最大流水號值(系統維護中的)大,則系統維

護中的流水號為當前指定的最大流水號值;

4、 傳真電報會簽有串行和并行二種供選擇,二者都要求可進入流程配置,會簽人可自己會

簽、也可轉交他人會簽,會簽人不修改正文,只填寫會簽意見和簽名; 5、 當流程進行中遇到死結點時,傳真電報系統管理員應可通過意外事件處理系統對死結點

進行疏通,以保證流程的暢通;

6、 以公司名義發到各部門的傳真電報,在各部門內應作為部門的收文流程處理; 7、 可按傳真電報處理狀態、類型、部門、文件字號等進行查詢,并提供全文檢索; 8、 抄送單位、部門或人員之間一律始終用頓號“、”分開。

事 由:

正 文:

發文單位: 領導簽發:

擬稿人: 發文 字 號 總頁數 分 發:

抄 報:

抄 送:

發出時間: 廣州市建筑機械施工有限公司

第24頁

【公司傳真電報業務流程圖】

擬稿A A:起草人起草公司傳真電報

B:部門領導審核起草人起草的文件,如

果不符合要求,可以退回起草人重擬 審核B

C:辦公室對通過審核的文件進行文字審會簽G 核,如果不符合要求,可以退回起草人 核稿C

D:公司領導對文件簽發,領導也可以終

止發文過程

簽發D E:辦公室對領導簽發通過的文件進行成

文、編號、發放等一系列處理

成文、分發E F:辦公室對發放過的文件送入檔案室

G:如果文件需要會簽,部門領導可以決

定將文件送到相關部門領導征求意見 歸檔F

第25頁

擬稿A

A:起草人起草部門傳真電報

B:辦公室文件進行文字審核,如果不符核稿B 合要求,可以退回起草人

C:部門領導對文件簽發,領導也可以終

簽發C 止發文過程

D:辦公室對簽發通過的文件進行成文、

編號、發放等一系列處理 成文、分發D

E:辦公室對發放過的文件送入檔案室

歸檔E

第26頁

對計劃會議和日常的會議審批過程進行計算機管理,同時可以發會議通知,會議審批流

程為起草、部門審核、辦公室審核、領導審核、預定會議室、發會議通知、歸檔等處理環節,

會議審批流程如【會議審批業務流程圖】。其設計要求如下: 1、 會議管理審批流程環節和路徑可自行設定,默認可設為起草、部門審核、辦公室審核、

領導審核、預定會議室、發會議通知、歸檔等處理環節; 2、 能夠以圖形化的方式查看會議室的使用和預定情況,以便能夠了解會議室的空閑便于預

定會議室;

3、 可對會議的內容(會議名稱、召開部門、日期、會期、地點、參加范圍、費用預算等)進

行一系列審批;

4、 可發邀請函到部門或個人參加會議,并可接收邀請回執; 5、 會議管理會簽有串行和并行二種供用戶選擇,二者都要求可進入流程配置,會簽人可自

己會簽、也可轉交他人會簽,會簽人不修改正文,只填寫會簽意見和簽名; 6、 當流程進行中遇到死結點時,會議計劃管理員應可通過意外事件處理系統對死結點進

行疏通,以保證流程的通暢;

7、 可按會議計劃處理狀態、類型、部門等進行查詢,并提供全文檢索; 8、 可對會議的召開過程和決議進行記錄(如基本情況、人員出席、議題討論、會議發言),

并可整理形成會議紀要。

擬稿人員: 擬稿部門: 會議時間: 會議地點: 會議參與人數: 會議緊急程度: 召開會議主題:

會議詳細描述:

第27頁

開始 A會議申請人針對會議情況起草

會議申請表,詳細填寫會議相關信

擬稿A

B會議申請人的部門領導審核會議

申請

部門審核B

C辦公室負責領導審核會議申請

辦公室審核C D公司領導審核會議申請

E 會議起草人為會議預定會議室

領導審核D 并準備會議資料

F會議起草人對參加的部門和人員

預定會議室E 發放會議通知

G處理完畢的流程后臺歸檔處理 發會議通知F

H紅線表示可以退回的環節

歸檔處理G

第28頁

主要對公司車輛使用申請、司機基本情況、及車輛使用情況進行計算機管理。車輛申請

的基本處理環節包括:申請人填寫申請單、部門領導審批、辦公室派車、申請單反饋等。其

設計要求如下:

1、 車輛基本信息管理:內容包括詳細記錄車輛的型號、車號、駕駛員等信息,形成車輛臺

帳;

2、 車輛調度管理:管理各部門的用車調度情況,包括用車申請、審批及派車單樣式記錄,

派車單樣式包括車輛、部門、用車人、目的地、里程情況、用油情況等記錄并可根據部

門、車輛等條件進行分類統計;

3、 車輛管理模塊需具備必要的統計功能,完成指定車輛在指定時間段中,用油,年檢,行

駛里程,駕駛員綜合評價分數,路橋費用等相關的統計報表; 4、 在用戶申請用車時,在用戶指定時間段內,無法使用的車輛應該不在選擇的范圍內;

5、 車輛申請人員在用車結束后應可以對用車情況,服務質量,司機態度等方面給予評價,

給定的相關評價將成為相關指標的依據;

6、 車輛申請單在指定時應成為日后生成,統計,查詢相關報表的數據來源; 7、 系統應具備相關的提醒功能,例如車輛的年檢日期前指定天數以郵件或短信息方式給車

輛管理員提示信息;

8、 車輛使用完畢后,對應的車輛應該由系統設置為可用車輛; 9、 領導使用的車輛應該不在一般用戶用車申請的范圍內; 10、 對使用超時的車輛,應由管理員人為處理延時使用,或取消其出車安排; 11、 所有的派車申請單需要良好的查詢功能,以方便歷史數據的查找。同時需要按用戶

的需要以多種視圖展示。

車輛牌照: 車輛型號: 車輛上次年檢日期: 車輛下次年檢日期: 車輛發動機號: 車輛歸屬: 車輛詳細說明:

司機姓名: 年齡: 性別: 牌照類型: 駕駛證號: 身份證號: 目前指定駕駛車輛: 歸屬單位: 司機詳細說明:

第29頁

申請信息

申請部門: 申請人名: 隨行人員數目: 抵達地點: 用車開始時間: 用車結束時間: 預計里程: 申請用途:

派車信息

車輛牌照: 車輛型號: 車輛駕駛人員: 本次實際油量: 車輛實際里程: 本次行駛里程: 本次實際路橋費用: 用戶評價

司機服務評分: 車輛情況: 評價備注:

第30頁

開始 A各部門具體經辦人填寫申請(姓名、

陪同人員、前往地點(路經地點)、派

車具體事由、出發具體時間、歸回時間

派車申請A 等)。

B所在部門主要業務負責人審批(單位

部門領導審核B 意見)。

C車輛管理部門派車(車輛編號、駕駛

派車C 員、約行駛路程、調度人、調度時間等)。

D申請反饋,將派車結果反饋給申請

申請反饋D 人。

E辦結,做處理完畢標記,過期刪除。

辦結E

第31頁

報表傳遞主要是對公司內部和上報集團公司需要填報的業務報表進行審批和上報的過

程進行計算機管理,業務報表在報表傳遞模塊中已附件的形式附加到審批文件中,對報表數

據的統計和分析有操作員人工完成。其設計要求如下: 1、 報表模板管理:由于用戶的報表模板不是一成不變的,因此要求數據庫需要在管理員的

干涉下完成報表模板的新增,修改,刪除, 并能實時的提供給用戶填寫和上報。模板

提供給用戶使用挑選時,應以管理員指定的分類形式呈現; 2、 由于報表上報將跨服務器實現,因此整個上報過程將以函件數據庫為中轉,以接收和發

送的形式完成;

3、 報表傳遞審批流程環節和路徑可自行設定,默認可設為起草、部門審核、辦公室審核、

領導審核、上報、歸檔等處理環節;

4、 報表傳遞擬稿前,提供可供選擇的報表模板讓用戶挑選,并將用戶挑選的模板以附件的

形式在指定的分類表單中生成,生成的附件需要支持在線編輯功能,痕跡保留功能;

5、 處理完成的報表可按指定的分類提供用戶瀏覽查詢,歸檔文件的處理需要提供查詢和全

文檢索功能;

6、 函件收集數據庫應以后臺代理的方式處理相關報表的上傳,代理執行的時間間隔以用戶

規定的時間為準;

7、 系統可進行監控報表的辦理情況,對到期和逾期未辦的報表,系統能自動催辦;

8、 報表傳閱者傳閱完畢應可簽傳閱意見和簽名(含簽名日期和時間),傳閱報表的分發者應

可感知報表傳閱人的傳閱意見和簽名(含簽名日期和時間) 9、 報表起草人對自己起草的未發送報表有刪除權限; 10、 需要傳遞和審批的報表基本包括:

等。

第32頁

A?報表傳遞擬稿人針對指定報表填寫或者修

開始 改指定的附件信息和正文,若擬稿為部門主

管,將直接送文檔到辦公室審核環節,若辦公

室主管擬稿將直接送領導審核環節,若辦公室擬稿A 人員擬稿將跳過部門審核環節。

B?報表傳遞擬稿人部門領導審核報表 部門審核B

C?辦公室負責領導審核報表

辦公室審核C D?公司領導審核報表

E?報表傳遞管理員收到領導簽發的報表后,

領導審核D 對報表做適當的文書處理

F?報表傳遞管理員將該報表分發到函件收集

管理員處理E 數據庫,由函件收集庫轉到集團公司報表傳遞

收文數據庫,形成新的流程文檔并在集團公司

報表文檔管理員的個人工作臺形成待辦文件 上報集團公司F

G?處理完畢的流程后臺歸檔處理

H?紅線表示可以退回的環節 歸檔處理G

第33頁

開始

集團收文A A?集團報表傳遞收文環節由指定

的文檔管理員將函件收集數據庫發

送的報表整理后送交報表收集部門報表收集人審核B 指定人員處理。

B?報表收集人員收集的報表經過必部門審核C

要的處理后提交部門領導審核。

C?部門領導審核報表。

是否需領導

D?由部門領導決定該報表是否需審核閱文D

公司領導審批或者閱文。

E?公司領導審核查閱報表 領導閱文E

F?報表收集工作完成后,文檔將回

到報表收集人員環節進行歸檔處理。

歸檔處理F

第34頁

合同管理主要是對合同文本審批的處理過程進行計算機管理,其審批過程基本包括:合

同起草、部門審核、財務審查、審計審查、法規審查、領導審核、法定代表審批、歸檔等環

節。合同審批默認的流程如下【合同審批業務流程圖】。其設計要求如下: 1、 合同文本基本信息:內容包括詳細記錄合同審批申請文本正文,合同附件,合同要求簽

署日期,合同信息目錄,合同分類等;

2、 合同審批的流程一定要經過財務審查,審計審查,法規審查環節。 3、 生成的文檔以用戶指定的視圖方式呈現;

4、 合同審批申請文檔的查詢需具備良好的,可定義的查閱權限控制; 5、 合同審批申請人員對自己起草的未發送文檔有刪除權限;

6、 合同審批申請文檔正文修改痕跡和處理意見都可保留;

7、 系統可進行監控文檔的辦理情況,對到期和逾期未辦的文檔,系統能自動催辦。

經濟合同名稱 經辦人

主辦單位 送批時間 主辦單位意見

日期 計財部門意見 審查人

日期 審計部門意見 審查人

日期 法規部門意見 審查人

日期 主管領導意見

簽定時間 法定代表人意見

簽定時間

第35頁

合同擬稿A

部門領導審核B

A部門主管業務人員負責擬稿合同、協

議(負責人可直接轉送財務審查節

點) 財務審查C

B主管部門負責人負責核對、審批

審計審查D C財務部門領導簽署審查意見

D審計部門領導簽署審查意見

法規審查E

E法規部門領導簽署審查意見

F主管業務領導簽署審核意見

領導審核F G法定代表人簽署審批意見

H檔案室負責文件資料的歸類、查詢 法定代表審批G

H

歸檔H

第36頁

主要對公司會議室及其相關資源使用的申請過程,及會議室和相關資源使用情況進行計

算機管理,會議室申請過程基本包括:申請起草、部門審核、辦公室審核、會議室安排,會

議室和相關資源使用情況必須能查詢到會議室和資源的使用和空閑狀態。其設計要求如下:

1、 會議室基本信息管理:內容包括詳細記錄會議室的最大使用人數,會議室地點,適應范

圍,是否有投影儀,是否有幻燈片,是否有麥克風等相關資源配置; 2、 會議室調度管理:管理各部門的會議室使用情況,包括會議室申請、審批及會議室申請

樣式記錄。會議室使用人員部門需詳細填寫會議室資源要求,會議用途,會議參加人員,

會議室使用時間,會議完成時間,會議主持人員,會議召集部門,是否有投影儀,是否

有使用空調,是否有水果,花籃擺放,是否可以使用宣傳條幅,是否使用專人服務,是

否使用茶水等等相關信息;

3、 會議室管理模塊需具備必要的統計功能,完成指定會議室在指定時間段中使用次數,與

會人員數目,使用人員評價分數等;

4、 在用戶申請用會議室時,在用戶指定時間段內,無法使用的會議室應該不在選擇的范圍

內;

5、 會議室申請人員在會議室使用結束后應可以對會議室衛生情況,管理人員服務質量,態

度等方面給予評價,給定的相關評價將成為相關指標的依據; 6、 會議室申請單在指定時應成為日后生成,統計,查詢相關報表的數據來源;

7、 系統應具備相關的提醒功能,在會議室使用前的某段時間以短信,郵件的方式提醒會議

室管理員做好接待準備;

8、 會議室使用完畢后,對應的會議室應該由系統設置為可用會議室; 9、 對使用超時的會議室,應由管理員人為處理延時使用,或取消其會議室安排;

10、 所有的會議室申請單需要良好的歸檔查詢功能,以方便歷史數據的查找。同時需要

按用戶的需要以多種視圖展示。

主辦單位 會議名稱 會議時間 起始時間

結束時間

申請日期

申請人 分管領導

簽名

其他

第37頁

A會議室申請人員根據會議的需要,填寫會議室

申請單,若擬稿為部門主管,將直接送文檔到辦

開始 公室審核環節,若辦公室主管擬稿將直接送會議

室管理員處理環節,若辦公室一般人員擬稿將跳

過部門審核環節。

申請起草A

B會議室申請人員部門領導審核會會議室申請

部門審核B C辦公室領導審核會議室申請

D會議室管理員收到辦公室主管領導簽核的會

辦公室審核C 議室申請的信息后,進行會議室申請的相關處理

并且按要求將會議室安排完畢的通知給擬稿人

員(待閱文件),同時按需要打印文件,歸檔。

會議室管理員處理D

E處理完畢的流程后臺歸檔處理

F紅線表示可以退回的環節 歸檔處理E

第38頁

主要是對各業務部門和科室需要處理的業務文件進行審批的過程進行計算機管理,業務

文件審批的各類文件都以附件的方式附加到審批文件中,業務文件審批的基本環節包括:審

批文件起草、部門領導審核、相關部門會簽、公司領導審核、返回文件起草部門等環節。其

設計要求如下:

1、 業務文件審批流程的環節和路徑可自行設定,默認可設為審批文件起草、部門領導審核、

相關部門會簽、公司領導審核、返回文件起草部門等環節; 2、 處理完成的業務文件可按指定的分類提供用戶瀏覽查詢,歸檔文件的處理需要提供查詢

和全文檢索功能;

3、 系統可進行監控業務審批的辦理情況,對到期和逾期未辦的報表,系統能自動催辦;

4、 業務文件審批的各個審批環節都能簽寫審批意見; 5、 業務文件起草人對自己起草的未發送報表有刪除權限; 6、 需要審批的業務文件基本包括:

等。

第39頁

起草A A:業務部門起草需要審批的業務文件

B:部門領導對起草的業務文件進行審

核,如果業務文件涉及多個部門,必須

部門審核B 送相關部門會簽,如果不涉及多個部

門,則直接送公司領導審核

相關部門會簽F

C:相關公司領導對業務文件進行審核 公司領導審核C

D:將審批通過的業務文件返回相關業

務部門

回復起草部門D E:業務部門將處理完的業務文件送檔

案備查

F:相關部門領導對業務文件進行會簽

歸檔E

第40頁

按照廣東省檔案局出臺的最新檔案管理規范,對公文流程管理系統中產生的文件進行登

記、分類、歸檔管理。

(1) 文書檔案管理主要是把公文流程管理中形成的文檔最后進行歸檔管理,也就是

把收文、發文、呈批件、函件、傳真五類文檔進行歸檔處理; (2) 由于檔案庫文檔數在不斷的增加,為防止因文檔數過多,數據庫過大而導致操

作速度慢,因此要求分收文、發文、呈批件、函件、傳真、五種類型以及年度

建立檔案庫;

(3) 要有手動登記的功能,內容可以同原來的,手動登記保存的文件也要進入上述

視圖;

(4) 文件定了期限后自動生成件號;

(5) 已歸檔的檔案文件中的期限、件號、專題、頁數、類別號應可以由設定的人修

改;

(6) 所有的打印應可以選擇范圍和預覽所選擇的范圍(含目錄、文件); (7) 專題代碼為順序號、一個號代表一個專題、一份文件可以選擇多個專題名稱,

也可以不選專題;

(8) 視圖界面部分的文件排列始終不改變,生成歸檔目錄后也不改變; (9) 檔案借閱流程為:借閱申請、借閱審批、借閱,借閱時間到期后文件自動消失; (10) 文件歸擋時,處理意見也要求歸檔,處理意見和正文還能夠分別打印。

所有在OA系統中處理過的文件都能自動轉到歸檔文件數據庫中,在歸檔文件中查詢文

件的方式基本繼承文件在處理過程中的查找方式,可以按不同分類進行文件查詢,并提供全

文檢索和條件組合查詢的功能。

第41頁

待辦事宜是員工在公文處理流程和業務處理流程的各環節需要辦理的事宜,主要對發來

的文檔進行傳閱、審核、會簽、簽發、批示、辦理、督辦等處理。

對待辦事宜中的文檔可根據處理的情況分為待辦文件、待閱文件、已辦(閱)文件,下表是對文檔處理情況的說明;

在OA系統中別人提交給當前用戶辦理或審批的文件,待辦文件中還從

待辦文件 打開的文件一般用蘭色來標示,已打開過但未辦理完畢的文件一般用

淺棕色標示

在OA系統中別人提交給當前用戶傳閱的文件,待閱文件中從未打開的

待閱文件 文件一般用蘭色來標示,已打開過但未辦理完畢的文件一般用淺棕色

標示

已辦(閱)文件 在OA系統中當前用戶已經辦理、審批或傳閱完畢的文件 待辦事宜設計要求:

1、 待辦事宜從大的方面分為:待辦文件、待閱文件、已辦文件三中類別; 2、 在每個大的類別中文件能按日期、處理人、文件類型、處理類別等方式進行不同的排序; 3、 待辦事宜中的文件能進行組合條件查詢;

4、 已辦文件只能保留一定的期限,系統能自動刪除過期的已辦文件。

第42頁

提供對用戶注冊和身份驗證的功能,B/S模式的應用系統身份驗證可以考慮采用數字證

書的方式。

提供用戶對自己的標識符密碼進行修改的功能。

由用戶按自己的工作習慣,對日常OA操作環境的顯示頁面進行定制。包括個人工作臺

首頁,個人工作選項,已辦工作保存期限,待閱文件保存期限,移動電話號碼,是否起用公

文短消息通知,啟用短消息通知的文件類型等相關的選項。

對員工外出時,可將自已在公文流程處理和業務流程處理中的權限授予他人代替處理,

回來之后可收回授出的權限,并能夠查詢授權人所作的工作。

用戶處理在公文流程和業務流程中需自己填寫意見的文檔時,對一些常用的意見詞按不

同的數據庫進行相關的設置,以方便用戶在處理大批量的文檔時,能按照自己個人工作習慣

簽核文檔。

可以把個人的日常工作計劃和任務記錄在日歷中,到時給以短信提醒和在待辦工作中提

醒。

提供對個人名片的管理功能,可快速的分類存儲、多種方式查找(姓名、拼音、類別、地域)個人名片信息提供對個人名片的管理功能,可快速的分類存儲、多種方式查找(姓名、

第43頁

拼音、類別、地域)個人名片信息。

提供公司領導,主管對下屬給予指定的任務,并以待辦文件的格式發送到指定人員的待

辦工作中,下屬執行完任務后給領導匯報任務完成情況和適當的說明。

第44頁

提供一個系統登錄界面,用戶只需輸入代碼和秘密,即可進入到辦公自動化系統。 提供一個系統功能主界面,OA系統所有的功能在主界面上都有分類和體現 對常用界面元素與圖片進行統一定制,以便各子系統共享使用,提高系統開發的效率。

第45頁

對單位名稱、部門名稱、人員姓名、人員職務以及流程管理中涉及的一些基礎數據(如

發文文件字號、收文流水號、公章名稱等等)進行維護,要求可以非常方便的對單位名稱、部門名稱、人員姓名、人員職務以及流程管理中涉及的一些基礎數據(如發文文件字號、收文流水號、公章名稱等等)進行增加、修改、刪除操作。

對系統中涉及的一些角色(如公文管理員、系統管理員、檔案管理員等等)和組織機構(公

司領導、機關各部室等等)進行維護,要求能夠靈活定義一些角色或組織機構以滿足辦公系

統的需求,角色或組織機構中的成員可任意隨時的添加或刪減。

對流程管理中的各子流程的各個環節進行處理權限定義、以及對相關人員進行權限分配

管理,要求可以非常方便的對流程管理中的各子流程的各個環節進行處理權限定義、以及對

相關人員進行權限分配,也可以方便的收回相關人員的相關權限。

要求對流程管理中的各子流程的各個節點名稱可進行定義或修改、對各節點間的流向可

進行設置或改變、對各子流程的各個節點允許處理的部門以及所對應的權限進行設置,并能

滿足一些節點的特殊處理要求。

對需要檢索的數據庫的檢索方式進行配置,以便系統能按用戶或管理員指定的方式進行

文件查詢搜索。

查看服務器運行信息,及時了解服務器運行過程中發生的問題。

第46頁

在系統所有的點擊操作中,時間不超過10秒鐘,日常點擊操作不超過5秒鐘,對所有的統計操作不超過20秒鐘。

對一些基礎數據能夠實現幫助或選擇錄入,所有的頁面可打印輸出,或另存為html、txt、pdf等格式的文件。

每一個數據庫最大可達到5G的文檔容量,可達到100萬條文檔記錄數。

第47頁

服務器:PC服務器、1GM內存以上、兩個以上CPU 客戶端:128M內存以上、PII以上CPU

應用系統平臺服務器端支撐軟件為:

Lotus DominoV5.011

應用系統平臺客戶端支撐軟件為:

Wndwos98以上,IE5.5以上,Office 2000以上

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